CHSCT : compte rendu du 16 mai 2019

Publié le 23 mai 2019 par CFE-CGC métiers de l'emploi PACA

Sujets abordés : Antibes, Chateaurenard, logiciel d'alerte et gestion de crise, Campus Sud Est, ASTRE, MAP, 1 agent 1 portable, ADD.

1. Information / consultation : site d’Antibes

Le projet prévoit le relogement de l’Agence dans un bâtiment à construire sur 3 niveaux, pour accueillir 76 agents.

Localisation : 1547 Chemin des combes 06160 Antibes
Surface : L’Agence disposera de 1 676 m² SHON sur 3 niveaux
Parking privatif : 40 places de parking privatives dont 2 PMR.

Les fenêtres des locaux s’ouvrent et tous les espaces bénéficient d’une ventilation naturelle.
Le bâtiment disposera d’un système de chauffage et climatisation par PAC réversible avec une activation individuelle.
Le désenfumage est naturel.

Description des locaux actuels :

Localisation : 665 1ère avenue - Quartier Nova Antipolis "Le Chorus » 06600 Antibes
Surface : 1 283 m² SHON
Distance entre le site actuel et le site cible : environ 400 m

ELEMENTS DE CONTEXTE ET CARACTERISTIQUES DU PROJET

Livraison technique et contractuelle du bâtiment : 3 T 2019

→ Spécificités et transports

Transports collectifs : Lignes Envibus 1, 9, 19, 30 et 31 Arrêt « Chapelle des Combes » ET Ligne 6 interurbaine Antibes
Distance du Centre ville : 4,4 km à pied de la Mairie de ANTIBES

→ Activité de l’Agence

FMQV (Flux Moyen Quotidien de Visites) : 159,4 (moyenne janv/fév 2019)
DEFM cat. ABC : 12337 (Indicateur décembre 2018)

Situations spécifiques :

8 aménagements de poste TH :

1 place de parking à proximité
6 fauteuils ergonomiques
1 Clavier ergonomique
1 appareillage auditif

10 aménagements de poste non TH :

6 fauteuils ergonomiques
3 claviers ergonomiques
1 roller mousse (appui poignets)

2. Information / consultation : site de Chateaurenard transitoire et cible

Le projet prévoit le réaménagement de l’Agence de Châteaurenard pour accueillir 43 agents.
Pendant la durée des travaux, installation d’un espace modulaire pour l’accueil et la réception du public (32 agents) et une mise à disposition, de locaux à Eyrargues pour 5 Conseillers Entreprise, sans réception de public. (+ collaborateurs en télétravail ou travail de proximité).

A noter que l’agence cible sera réaménagée dans sa totalité (réseaux divers : Climatisation, toilettes, etc…).

Localisation : 638 avenue de la Libération - Parc les Baumes- Lot 7 – 13838 Châteaurenard
Surface : L’Agence disposera de 1 012 m² SHON
Parking privatif : 22 places de parking privatives en extérieur (deux parkings).

Description des locaux actuels :

Localisation : 638 avenue de la Libération - Parc les Baumes- Lot 7 – 13838 Chateaurenard
Surface : 1 012 m² SHON
Distance entre les sites provisoires et le site cible : espace modulaire 100 m et Eyrargues 6 km.

ELEMENTS DE CONTEXTE ET CARACTERISTIQUES DU PROJET

→ Planning prévisionnel du projet

Mise en place de l’espace modulaire : Juillet 2019
Livraison technique et contractuelle du bâtiment : 3 T 2020

→ Spécificités et transports

Transports collectifs : navette dépendant de l’agglomération
Distance du Centre-ville : 800 m à pied de la Mairie de CHATEAURENARD

→ Activité de l’Agence

FMQV (Flux Moyen Quotidien de Visites) : 133,4 (Moyenne janv/fév 2019)
DEFM cat. ABC : 6946 (Indicateur décembre 2018)

Situations spécifiques :

5 aménagements de poste TH :
- 3 fauteuils ergonomiques
- 2 bras articulés
1 clavier ergonomique
2 souris ergonomique
2 porte-documents
1 repose-pied
1 lampe
1 pupitre
1 écran aménagé

4 aménagements de poste non TH :

2 Souris, 2 fauteuils

3. Information : logiciel d’alerte et de gestion de crise

OBJECTIF DU PROJET

Optimiser le délai de réaction en cas d’évènement grave ou de danger imminent, permettre l’information de tous les acteurs, quelle que soit leur situation, par l’utilisation de tous les média disponibles (mail, SMS, message vocal).
Le but étant la mise en sécurité des collaborateurs.

Eviter de mettre en danger les collaborateurs par exemple en cas de risque climatique ; Permettre la plus grande souplesse pour contribuer à la résolution d’une crise par l’utilisation d’internet, du smartphone ou du poste de travail Pôle emploi et ce quelle que soit la situation des managers
Disposer d’un système d’alerte opérationnel 24/7 – même en cas de panne de notre SI.

LES OUTILS

→ Le logiciel d’alerte et de gestion de crise complète les outils de gestion des signalements, chacun ayant ses spécificités:

AlarmTilt

Il est destiné aux remontées des événements graves entrant dans le cadre du référentiel gestion de crise et à la gestion des crises – Il est à la main exclusive des managers – Il permet le partage immédiat des informations en vue d’une réponse rapide et adaptée

Fiche De Signalement (FDS)

Il est destiné à remonter tout type de signalement quelle qu’en soit la gravité – Il est à la main de tout salarié de PE

Lisa

Il permet la synthèse des signalements et est plus spécialement destiné aux RRS et aux personnes habilitées

Alerte PC

Il est destiné à déclencher des alertes silencieuses – Une réflexion est en cours sur l’évolution technique du produit.

LES ETAPES

2017 Lancement d’un appel d’offre pour la mise en place d’un logiciel d’alerte
et de gestion de crise 2017-2018 Création d’un groupe de travail impliquant la DMRS, la DGARH-RS, la DSI et des régions
2018 Définition de la procédure de remontée d’alerte au titre du règlement général de protection des données (RGPD)
2018 Déploiement national du logiciel pour répondre aux contrainte de remontées d’information imposées par le RGPD
2018-2019 Déploiement national

LES CARACTERISTIQUES

→ La sécurité des collaborateurs est renforcée

En cas de danger, les managers peuvent instantanément, via mail, sms, téléphone

→ Ordonner l’évacuation du site à tous les agents
→ Stopper la progression des collaborateurs vers le site

Les collaborateurs peuvent être informés sur leurs moyens de contacts personnels

→ En cas d’événement survenu la nuit par exemple.
Pour atteindre cet objectif il est nécessaire que les agents renseignent leurs informations de contact personnel dans le module PPS. Ces données ne seront utilisées qu’en cas de danger grave ou imminent (déclaration faite à la CNIL)

→ Les managers disposent d’un outil facilitant pour les aider à gérer les événements grave et les crises

Les acteurs régionaux concernés sont immédiatement informés par mail, SMS et Alarmtilt
Un chat permet d’échanger avec les membres de la direction régionale

→ Les managers disposent d’un outil opérationnel 24 heures / 24, 7 jours / 7

Fonctionne en mode SAAS – conformité au RGPD
Disponible via le bureau métier et aussi sur Smartphone et PC
Interfacé avec les annuaires de Pôle emploi avec une actualisation chaque vendredi

4. Information sur les travaux du Campus Sud Est

Présentation des plans

5. Information sur ASTRE

Pôle emploi s’est engagé à mettre à disposition des agents en forfait jours une application mobile permettant de s’assurer du suivi du respect des temps de repos.
Conformément au code du travail (article L 3131.1) l’agent cadre au forfait doit respecter 11 heures minimum de repos journaliers et 35 heures consécutifs hebdomadaires.

PRINCIPE :
L’agent cadre : déclare ses fins et débuts de repos dans l’application
Le service RH : reçoit un état mensuel des déclarations et le croise avec les déclarations de présence dans l’outil Horoquartz.
Le manager : échange avec l’agent cadre sur sa charge de travail si anomalie récurrente.

RAPPEL :
Le manager veille régulièrement que la charge de travail du cadre au forfait est raisonnable.
Au cours de l’EPA la charge de travail est obligatoirement abordée
Si non-respect des temps de repos ou surcharge de travail :

il est établi conjointement un plan d’action correctif
un suivi est fait lors de l’EPA suivant
il est rédigé un compte rendu de l’entretien partagé avec l’agent cadre et le service RH.

6. Information sur le déploiement de MAP

Les retours utilisateurs des conseillers montrent une bonne adhésion au nouvel environnement de travail et une bonne appréciation du déploiement en région.

Les conseillers apprécient d’avoir eu :

du temps dédié à la découverte (fermeture le 06/12/2018) puis des temps dédiés à l’intégration
un outillage ludique pour permettre la mise en pratique (tous les exercices crées en région : cas pratiques et chasse au trésor, atelier débrief, acronyme MAP, teaser, burger quiz, échanges de pratiques…)

Les accompagnateurs locaux apprécient l’appui de l’équipe projet régionale et des correspondants MAP en DT:

les temps de regroupements des accompagnateurs locaux en DT par l’équipe projet sont appréciés (ils permettent d’échanger sur les pratiques locales de conduite du changement et de faire remonter les besoins) et les informations ponctuelles en fonction de l’actualité (la minute MAP est un point d’appu important pour accompagner les correctifs de MAP)

EVOLUTIONS DE MAP :

Des attentes fortes des conseillers concernant les évolutions de MAP seront livrées en Si2 2019 (archivage des docs…)
Concernant les anomalies, un audit DSI a été réalisé dans 3 sites en France (dont Marseille Belle de Mai). Cet Audit a permis de mobiliser une task force pour corriger les anomalies de déphasage, de navigation et de lenteur.

SYNTHESE SUR L’UTILISATION DE MAP :

Les CDDE utilisent MAP pour réaliser les ESI.
Dans la totalité des agences les CDDE réalisent toute ou partie de leurs ESI avec MAP. Cela a été favorisé par le maintien à 4 ESI pour le déploiement de MAP. Ils utilisent également MAP pour leurs entretiens de suivi.
Les CDE utilisent MAP pour le traitement des Télé candidatures.
Les CDE apprécient la recherche individu dans MAP car elle leur permet de retrouver un DE grâce à son adresse mail et pour le traitement des Télécandidatures cela leur fait gagner du temps.
Les GDD utilisent peu MAP: quel avenir pour les GDD ?

Les fonctionnalités de MAP doivent être enrichies pour permettre aux GDD d’utiliser pleinement MAP dans leurs actes métier. Les collaborateurs seront associés à l’évolution de l’outil.

7. Information / consultation sur les impacts HSCT du dispositif « Un agent, un portable »

Le projet « 1 agent - 1 portable » (1A1P) a pour but d’équiper tous les collaborateurs (en agences et en structures) d’un ordinateur portable pour faciliter leur mobilité et uniformiser les usages.

Opérationnellement, chaque unité centrale (UC) d’un ordinateur fixe sera remplacée par une station d’accueil universelle installée sur les bureaux et un ordinateur portable (avec sac de transport) sera affecté nominativement à chaque agent. Pour le confort, les écrans (ou double écrans) accompagnant les ordinateurs fixes resteront en place ainsi que les consommables de type claviers et souris.
Le dispositif « Clef Token » ou « Soft Token» concernant les collaborateurs en situation de mobilité (nomadisme, télétravail, etc..) est maintenu mais n’est pas étendu à l’ensemble des collaborateurs qui disposeront d’un PC Portable.

Dans un premier temps les anciens portables, échangés contre des nouveaux dans le cadre du projet, seront redéployés en structure avec leur propre base, ceci pour des raisons budgétaires et d’amortissement du matériel.

ENJEUX :

Moderniser l’environnement de travail des agents Proposer un environnement qui favorise la mobilité et permette l’émergence de nouveaux usages en situation d’accueil, de relation à l’externe, de réunion ou de formation ou encore en animation collective (Wifi).
Mettre en lien le changement de poste avec le passage à Windows 10 (obligatoire car Windows 7 ne sera plus maintenu par Microsoft à compter de 2020) faisant évoluer la suite bureautique Microsoft vers Office 2013 (vers Office 365 à plus long terme).

CHOIX DU MATERIEL :

Le choix s’est porté sur le Lenovo L380 Yoga (terminal hybride : PC et tablette)

L’utilisateur retrouve sous Windows 10 la quasi-totalité de l’environnement bureau de Windows 7
Toutefois, une aide à la première connexion est prévue par le prestataire en charge du déploiement
Afin de sécuriser au mieux le déploiement, le collaborateur du service Habilitations & Informatique en charge du site déployé sera présent pour assister les collaborateurs
La maintenance : ce qui va changer – un système par envoi de colis primates à la poste : réception d’un nouvel outil (délai réactif) 48h.

DEPLOIEMENT :

Pour notre région, l’agence de Carpentras a été retenue comme site pilote à partir d’avril 2019. La généralisation débutera progressivement de mai à décembre 2020.

RETOUR SUR L’EXPERIMENTATION :

Facilite la mobilité avec les mêmes capacités de connexion, quelle que soit l’agence (travail de proximité, ..)
Facilite la mobilité à l’extérieur de Pôle emploi (auprès des entreprises, lors de forums, …)
Réduit les délais de connexion (la conception du pc portable fait qu’il n’est plus nécessaire de recharger son profil depuis le serveur de proximité et qu’il n’y a qu’un seul profil par poste)
Même si la taille de l’écran du portable n’est que de 13’’3, offre une possibilité de double écran à minima sur l’ensemble des positions de travail
Optimise la performance opérationnelle, grâce à la possibilité de travailler en flux (utilisation en « coupe-file » à l’accueil, prise de notes en réunion, modification de rendez-vous en direct, …) ou, en cible, de réorganiser les espaces de travail
Améliore l’image de Pôle emploi auprès du public, notamment en matière de maîtrise des outils digitaux.

8. Information sur le déploiement ADD 2019

En 2018, 7 agences ont conduit le projet ADD en région PACA

T1 2018 : Salon de Provence
T2 2018 : Grasse; Gap; la Seyne sur Mer; Briançon; Digne et Carpentras

En 2019, 12 agences se lancent dans la démarche ADD :

T1 2019 : Gardanne ; Marseille Mourepiane ; Draguignan; Cavaillon, ainsi que Manosque et Antibes dans le cadre de leur prochain relogement.
T2 2019 : Aubagne ; Marseille Blancarde ; Vitrolles ; Cagnes – Villeneuve ; Brignoles ; Toulon La Rode.

Une journée régionale de lancement a été organisées par l’équipe projet régionale pour chaque vague, (le 15 mars et le 20 mai), à destination des équipes locales de direction, afin de leur délivrer toutes les informations nécessaires pour lancer cette dynamique dans leur agence (enjeux, méthode,
étapes, dispositif d’appui régional…).

L’accompagnement des agences est assuré tout au long du projet par l’équipe projet régionale et les correspondants territoriaux, par le biais de visio-conférences mensuelles et des visites d’agence.

Une offre de service spécifique a été déployée par la Direction Stratégie Innovation et Lab, et la DRA Administration et Finances, afin de venir en appui des agences en cas de sollicitation.

L’équipe projet régionale a capitalisé sur l’expérience 2018 pour renforcer son appui auprès des agences lancées dans la démarche :

Par le biais d’un journée bilan organisée en début d’année avec les agences et les fonctions support concernées (10 janvier)
Par la conduite de retours d’expérience en agence, pour faire émerger les impacts du projet ADD sur la satisfaction des utilisateurs, l’activité et l’organisation.