CHSCT : compte rendu du 1er et 2 mars 2016

1 / Bilan HSCT 2015 en comparaison de l’année 2014: information en vue d’une consultation.

En cours de réalisation, le projet sera présenté au prochain CHSCT. Il respectera la même trame que le précédent.

 

2 / Programme de prévention 2016 en comparaison de l’année 2015: information en vue d’une consultation.

PRESENTATION DU BILAN 2015 EN MATIERE DE PREVENTION

• LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL
• LA PREVENTION EN MATIERE DE SANTE
• LA PREVENTION EN MATIERE DE SECURITE

ELEMENTS FINANCIERS SIGNIFICATIFS POUR 2015

PRESENTATION DES ELEMENTS RETENUS A CE JOUR AU TITRE DU PROGRAMME ANNUEL DE PREVENTION 2016 :
Les éléments du programme de prévention 2016 s’inscrivent dans l’orientation retenue par POLE EMPLOI PACA de pérenniser les actions majeures en termes de prévention des risques.

• LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL

Gestion et prévention des incivilités
Organisation et contenu du travail
Environnement physique

• LA PREVENTION EN MATIERE DE SANTE

Santé au travail
Communications et actions avec les acteurs de la santé
Ergonomie
Dispositifs d’accompagnement.

• LA PREVENTION EN MATIERE DE SECURITE.

Equipement
Information
Formation sensibilisation

Les documents afférents sont disponibles dans l’intranet PACA.

 

3 / Actualisation du Document Unique par sites et par services.

INVENTAIRE 2015 :
Les 87 Documents Uniques correspondant à des sites fonctionnels jusqu’à fin 2015 ont été actualisés à cette même date.
Les Documents Uniques des sites ouverts en cours d’année ont été créés.
Les Documents Uniques correspondant à des sites fermés avant le mois de décembre, pour lesquels l’actualisation devenait sans objet sont également identifiés.

MÉTHODOLOGIE :
Les risques psychosociaux ont été actualisés dans LISA par retranscription des résultats de l’enquête conduite en 2015 pour chaque site.
Les 13 autres risques ont été actualisés dans LISA par l’utilisation de l’outil fréquence-gravité-maîtrise déployé depuis 2014.

EXERCICE 2016 :
Pour satisfaire à l’obligation de l’employeur consistant à évaluer a priori les risques professionnels, donc en début d’année 2016, sans pour autant procéder à des dates très rapprochées à 2 visites des sites aux fins d’actualisation du Document Unique (2015 pour clôture, 2016 pour ouverture), il a été décidé :

• d’initialiser l’ensemble des Documents Uniques dans Lisa pour 2016 dès la fin de l’année 2015,
• de reporter dans ces Documents Uniques les données recueillies lors de l’actualisation pour 2015, considérant que l’évaluation faite « en octobre » serait encore pertinente « en janvier ».
• de fixer comme principe de laisser tous les Documents Uniques 2016 en statut « ouvert », afin que la révision des évaluations puisse avoir lieu si les circonstances, ou si des changements importants venaient à la rendre nécessaire.

4 / Sites de Cogolin Golfe de Saint-Tropez et Marseille Bougainville

• COGOLIN GOLFE DE SAINT TROPEZ

Localisation : 98, rue Carnot, 83310 Cogolin.
L’Agence disposera de 1091 m² SHON de plain-pied.
Parking privatif : 21 places de parking en sous-sol.
Les fenêtres des locaux s’ouvrent et tous les espaces bénéficient d’une   ventilation naturelle.
Le bâtiment disposera d’un système de chauffage et climatisation par PAC réversible avec une activation individuelle.  Le désenfumage est naturel.
Ouverture le 24 mars.

Vote : 12 « pour » unanimité.
 

• MARSEILLE BOUGAINVILLE

Localisation : 5 boulevard de la Méditerranée, 13015 Marseille.
L’Agence disposera de 1307 m² SHON sur deux niveaux (RDC : 1009 m² et R+1 : 298 m²).
Parking privatif : 31 places de stationnement (dont 26 places en extérieur et 5 places en sous-sol).
Les fenêtres des locaux s’ouvrent et tous les espaces bénéficient d’une ventilation naturelle.
Le bâtiment disposera d’un système de chauffage et climatisation par PAC réversible avec une activation individuelle.  Le désenfumage est naturel.
Ouverture le 26 aout.

Vote :
Pour : 2  SNU  CFDT
Contre : 3 SUD 2 CGT 1
Abstention 5 FO 3 SNAP 2

Suite aux observations et modifications faite sur d’autres sites : Pour les 2 sites, les cloisons mobiles des salles de réunion et atelier seront de meilleure qualité que celles initialement prévues (isolation acoustique et maniement).

5/ implantation de l’équipe dédiée sur le site de Marseille Belle de Mai dans le cadre de la mise en œuvre de la nouvelle offre de service internationale.

L’implantation Belle-de-mai comprend deux agences :

• L’agence de proximité Marseille Belle-de-Mai qui accueillera l’équipe internationale,
• L’agence de services spécialisés Marseille Belle-de-Mai
• Les deux agences étant potentiellement impactées par l’implantation de l’équipe dédiée, la réflexion a été menée avec les deux directeurs d’agence
• Le projet d’aménagement a été présenté aux équipes lors des réunions de service du 12 février 2016.

L’installation de l’équipe dédiée à l’offre de services internationale :

• La réflexion a été menée afin d’impacter a minima les espaces occupés actuellement par les agences et de respecter l’organisation mise en place sur le site, mais également de répondre à des besoins d’aménagement souhaités par les directeurs des deux agences.
• La réflexion a pris en compte une installation de l’équipe en plusieurs temps ; en effet, les prises de fonction des collaborateurs s’échelonneront jusqu’en 2017.
• L’équipe dédiée à l’internationale sera installée au niveau 3 de l’implantation.

Phase 1 : 12 espaces, 6 individuels et 6 collectifs (2 fois 3 postes), aménagés dans la configuration 100% web.
Phase 2 : 15 espaces, 9 individuels et 6 collectifs.


Vote : Demande d’informations complémentaires à l’unanimité.

L’établissement considère qu’il a donné les informations nécessaires que la consultation a donc été faite.

6 / Point sur la nouvelle organisation des plateformes SAD et impacts sur les conditions de travail des salariés.

Les formations FRG initialisées en 2015 se poursuivent comme prévu et doivent se terminer fin mars 2016. Ces formations alternent des périodes de tutorat et des périodes dites de production de dossiers papiers.
Les dossiers papiers sont sélectionnés et transmis par les Activités Centralisées dans le cadre de la plateforme de régulation.
Ces formations ont pour objectif premier la montée en compétence des agents du SAD, afin de prendre en charge la file indemnisation, en partage avec le réseau et en cible, la totalité de la file indemnisation et donc de libérer complètement le réseau de cette activité.
En parallèle le SAD fin 2015 a pris en charge le traitement des rapprochements de fichiers CNAV. Ce traitement s'est substitué au traitement des attentes "inscription" dans le cadre du démarrage de NPDE. Les agents ont été formés à cette activité. Ils bénéficient quotidiennement de l’appui des RRA.

A ce jour le département SAD traite journalièrement 3 attentes
" Inscription":

• traiter la certification CNAV,
• transfert non abouti,
• prendre RDV ESI.

Chaque jour, cinq collaborateurs sont affectés au traitement de cette activité. Des comptages et analyses en cours permettront d'affiner et de chiffrer ce besoin en ressources pour une meilleure planification.
L'ensemble des collaborateurs du SAD est censé effectuer cette activité.
Une réflexion est en cours avec la direction Appui Réseau afin de recenser les activités indemnisation pouvant être centralisées et traiter par la Direction Services Centralises.
Ces activités pourraient alors être prises, pour partie, en charge par le Département SAD afin de maintenir le niveau d'expertise de compétences des agents.
A défaut des mesures seraient mises en œuvre pour entretenir et maintenir ce niveau d’expertise.

7 / Impacts de la réforme territoriale sur l’organisation et les conditions de travail du personnel du CIDC Méditerranée, notamment pour son établissement d’Avignon et les lieux de formation.

Du fait du regroupement des régions Languedoc-Roussillon et Midi-Pyrénées, le CIDC Méditerranée intègre dans sa zone d'intervention l'ensemble de la nouvelle Région LRMP.

Aux effectifs précédemment concernés par l’offre de service du CIDC, s'ajoutent les effectifs de l'ex région Midi Pyrénées.

Concernant le personnel rattaché au CIDC, une formatrice et une assistante de formation (lieu de travail Toulouse Balma) sont venues rejoindre les effectifs du CIDC. Des renforts dans le cadre de CDD sont également présents (2 personnes depuis novembre), et un CAE est prévu en appui de l’assistante de formation.

Dans le courant de l'année 2016, il est prévu d’identifier l'augmentation d'activité ponctuelle liée au basculement et celle qui restera à intégrer dans l'activité pérenne du CIDC.
Concernant les stagiaires de la région Paca, il n'y aura aucun changement. Les salles de formations de l’ex région MP accueilleront des stagiaires de la nouvelle grande région MP/LR.
Concernant les formateurs occasionnels de la région Paca, il n’y aura pas non plus de changement, si ce n'est l'opportunité, sous réserve de l'accord de leur responsable hiérarchique, de pouvoir animer sur le site de Toulouse balma, au même titre que les autres sites de l'inter région.

8 / Information complémentaire sur les bornes identification à l’accueil.

Les problèmes rencontrés sur les sites à étages ont été identifiés et remontés.

9 / NPDE : Point d’étape sur la mise en PLACE :

Les points de vigilance identifiés :

• Les anomalies techniques identifiées ont été résolues rapidement pour certaines (charges agences non alimentées dans les écrans ELD pour les portefeuilles de demandeurs d’emploi sur certaines agences…), d’autres sont toujours en cours de résolution (blocage du n° AGDREF lors de
• L’inscription en ligne des DE hors nationalité française…).
• Une mobilisation importante des rdv PRV a été constatée le jour du déploiement : un suivi quotidien a permis d’identifier rapidement un lien entre ce phénomène et l’utilisation des rdv PRV pour les DE absents à EID (car on ne peut plus programmer d’EID).

Ce motif de rdv PRV représente plus de la moitié des rdv programmés, et a connu une baisse sensible rapidement, ce qui laisse envisager un volume de PRV tout à fait cohérent pour la région lorsqu’il n’y aura plus de reports de rdv EID ; La première semaine, 605 convocations PRV ont été émises, soit une moyenne de 9 par semaine et par agence, la seconde semaine, 540, soit une moyenne de 8 par semaine et par agence.

• Les conseillers et membres d’ELD ont exprimé largement un besoin d’approfondissement sur l’utilisation des outils et des écrans en complément des formations NPDE, tant au niveau du SI (lecture des écrans…) que des impacts pour les DE (quelles informations sont visibles pour le DE.

Quels courriers sont émis, quelle conséquence en cas d’absence ou de report de rdv, etc.). Une partie des questions des ELD relevait également d’incompréhensions liées à des incohérences, et ont donc fait l’objet de remontées vers la DG en terme de demandes d’évolution ;

• Enfin, les ELD font connaitre un besoin d’outillage complémentaire pour le suivi et le pilotage des activités, tant sur l’indemnisation que pour la gestion des MSA.

Actions régionales :
Le suivi de la mise en œuvre opérationnelle est complété par :

• Une mise en place d’indicateurs de suivi du déploiement : la première maquette a été présentée en Comité directeur du 08/02. Ce tableau est mis à disposition dans la bibliothèque de données et accompagné par une information du réseau par le biais d’un message aux ELD.

• Une capitalisation d’informations qualitatives issues des agences via l’exploitation des fiches
de débriefing transmises à fréquence hebdomadaire aux relais DT, en vue des échanges avec les responsables des programmes et lors des audios de suivi programmées du 26/01 au 03/03.

• L’envoi de plusieurs messages « d’alerte info » aux ELD par le service Appui réseau, et ce dès le début du déploiement, afin de mettre en commun les questions posées et les solutions mises en place. La dernière diffusion de cette alerte en date du 10/02 met à disposition un récapitulatif sur les principales anomalies récurrentes recensées, et quelques rappels de bonnes pratiques, ainsi que des précisions régionales complémentaires réalisées à partir des
questionnements reçus.

• La mise à jour de la FAQ NPDE/Accès direct sur l’espace intranet managers NPDE Accès direct.

• En réponse aux besoins exprimés par les ELD concernant les outils de suivi, un outil régional par agence des attentes inscription et indemnisation a été mis à disposition du réseau.

10 / Point sur le déploiement de l’accès direct du DE à son conseiller référent et du développement des services personnalisés sur rendez-vous :

Suite à la synthèse des premières semaines de mise en œuvre des actions régionales sont engagées pour répondre à certaines problématiques
identifiées.

Aspects techniques / logistiques / outils de communication

a. Utilisation et visibilité du vidéo-portier

• Une affiche-sticker est en cours d’élaboration par le Service Communication pour la mise à disposition d’un affichage plus visible, à positionner sur la porte d’entrée pour orienter les demandeurs d’emploi vers le bouton de l’interphone.
• Une commande pour mise à disposition de casques pour l’utilisation de la tablette vidéo-portier est en cours. Plusieurs types de matériel ont dans un premier temps faire l’objet de tests dans deux agences, afin de définir le modèle le plus approprié pour livraison dans tous les sites.
• Un rappel sur la possibilité de faire appel au prestataire MT concernant les soucis relatifs à de la tablette (par téléphone N° Vert : 0820.902.223) a été réalisé.
• Le prestataire fait le tour des sites actuellement afin d’effectuer les réglages pour améliorer la qualité du son et de l’image.
• Des tablettes additionnelles ont déjà fait l’objet d’une commande pour les agences ayant des difficultés non résolues (ex: Carpentras).
• Mise à disposition pour chaque DT de 1 ou 2 tablettes de secours en cas de panne.

b. Système d’ouverture de la porte

• Selon la configuration et lorsque cela posait problème, le service Immobilier a posé un cache transparent sur la commande de débrayage (boîtier Vert).
• Un rappel des préconisations a été réalisé en audio auprès des relais DT : Les

conseillers, après leur rendez-vous, raccompagnent les demandeurs d’emploi jusqu’à la porte. La porte réservée au personnel ne doit pas être utilisée pour les sorties des demandeurs d’emploi.

c. Borne et tablette d’identification

• Un envoi des procédures en direction des CLI pour les PAI, les Imprimantes NPDE et les tablettes tactile a été effectué par le service informatique

d. Bornes PILA / PAI emploi store

• Un envoi des procédures en direction des CLI pour les PAI, les Imprimantes NPDE et les tablettes tactile est prévu par le service informatique.
• Des modes opératoires plastifiés concernant les scanners et « comment télécharger un document » ont été livrés aux agences au plus tard le 22/01
• Pour certaines agences rencontrant des difficultés concernant la couverture réseau internet pour les PAI (5 agences ne disposant pas de réseau 4G et près de 10 agences où le réseau 4G est installé mais le débit insuffisant), une demande d’installation ADSL est en cours, (Action DSI : pas de visibilité à ce jour quant à la date d’installation)

Organisation
a. Gestion de la transition et programmation des premiers rdv de l’après-midi

• Il a été préconisé aux agences de faciliter la transition en programmant le 1er RDV à compter de 12h45.
• Une bonne pratique a été identifiée et partagée : Réserver les derniers créneaux de la matinée pour absorber le flux résiduel du matin avant la bascule de 12h30.

b. Programmation d’activités les après-midis et occupation des ressources en AZLA

• Il a été préconisé de programmer des services l’après-midi dès les premières semaines.

Gestion des flux et pilotage
a. Accueil des DE sans RDV
Il a été préconisé d’utiliser les créneaux non pourvus de l’après-midi pour rendre le service aux DE sans RDV.

b. Agences identifiées avec flux important
Concernant les sites identifiés comme ayant des flux importants, les équipes restent en vigilance particulière sur les premières semaines de déploiement (cf. fiches de débriefing et points audio hebdomadaires cités préalablement).

Maintenir le système de briefing / débriefing pendant les premières semaines.

c. Gestion des mails.net

Il a été demandé aux équipes de direction de veiller quotidiennement à l’évolution des
demandes, en lien avec la promotion et l’orientation effectuée vers ce canal.

4. Communication sur les changements de modalités d’accueil
Analyser avec bon sens l’attribution des créneaux de rendez-vous disponibles pour les demandeurs d’emploi se présentant sur le flux.
Orienter prioritairement vers pôle emploi.fr ou communiquer le mail du conseiller référent.
Eviter le renvoi des DE vers le téléphone ou en flux le lendemain matin.

Précisions complémentaires :
Un marquage au sol dans la zone du vidéo portier va être étudiée pour permettre une meilleure visibilité du DE à partir de la tablette.

11 / Présentation du cahier des charges du marché débriefing

Le déclenchement du dispositif de débriefing psychologique s’effectue dans les conditions définies à l’article IVI.2.2 du présent cahier des charges et suite à des situations de violences (initiées par des acteurs externes ou internes à Pôle emploi) ou des évènements graves et exceptionnels tels que (liste à titre indicatif) :

• agression verbale : injures, insultes, menaces,
• agression comportementale : bruit et tapages injurieux, destruction et dégradation,
• agression physique : violences légères, coups et blessures volontaires, accident,
• prise d'otage,
• malaise grave,
• événement climatique, intoxication dans les locaux, incendie,
• décès d’un agent : sur le lieu de travail, hors lieu de travail, suite à un accident de trajet,
• tentative de suicide sur lieu de travail ou hors lieu de travail,
• suicide sur lieu de travail ou hors lieu de travail.
• Signalement d’un évènement nécessitant un débriefing psychologique

Le signalement est réalisé auprès du prestataire, par un membre de l’équipe d’encadrement, à partir d’une situation grave.

Détail de la prestation :

• Permanence téléphonique 7 jours sur 7, 24 h sur 24
• Envoi de la fiche de signalement dans les 15 heures suivant l’envoi de la confirmation écrite du signalement par Pôle emploi (en heuresouvrées de Pôle emploi).
• Prise en charge des agents Inférieur ou égal au délai sur lequel s’est engagé le titulaire dans son offre 30 h maxi.
• Envoi du bilan de l’intervention 8 jours suivant l’intervention.
• Transmission du tableau de bord semestriel 15 jours après la fin de chaque semestre civil.
• Transmission du tableau de bord annuel 15 jours après la fin de chaque année civile.

 
12 / Modification de l’installation des services au sein de la DR.

Aménagement des espaces de la DR Capelette par étage :
R+2
Direction Partenariat : Mise en place de la structure FSE.
Direction Administrative et Financière / Service Achats, Marchés, Approvisionnement : optimisation d’espace.

R+3
Direction Maîtrise des Risques / Service Prévention des Fraudes : création d’un bureau.

R+4 :
Direction Appui Réseau : optimisation d’espace (intégration de l’équipe Marketing).

13 / Information sur la mise en oeuvre d’EPTICA (mail.net entreprises).

Eléments du déploiement :
Déployé le 14/12/2015 lors de la mise en production de la version 2015 SI3, ce nouveau canal de relation entreprise n’a pas bénéficié de l’accompagnement souhaitable auprès des conseillers CDE.
Présenté aux REP CDE le 10/12 lors d’un séminaire, l’appropriation par les conseillers CDE ne s’est faite que partiellement et les organisations des équipes en ont été fortement perturbées.
S’en est suivie une période de dysfonctionnements tant sur le plan technique
qu’organisationnels et un plan d’action a été décidé : obtenir tout d’abord des évolutions de l’outil (fonction transfert notamment) et informer le Réseau sur les solutions de  contournement pour ce qui pose problème.

Point d’étape : A ce jour (début février 2016) le National, pressé par de nombreuses régions dont PACA, s’est engagé à revenir avec le fournisseur EPTICA sur des évolutions sur les irritants majeurs (problématique du transfert de mails D.E. entrants aux entreprises, l’archivage et le classement des mails D.E., par exemple par création de sous dossiers.

Evolutions mail.net Entreprises prévues dans le cadre de la SI1 2016 :
En 16SI1 (mars 2016) la gestion des mails entreprises sera intégrée dans DUNE.

Le système ne sera donc plus un « Mail to Mail ».Le routage des BALs entreprises historiques sera maintenu jusqu’à la 16SI1.

En clair : le conseiller visualisera directement le nb de messages reçus dans DUNE (tableau de bord des contacts) avec un lien pour débrancher vers Eptica.
Un processus d’authentification des entreprises est prévu avec traçage des contacts dans DUNE, sur la base de l’adresse mail du correspondant dans Eptica.
Lorsqu’un mail arrive dans Eptica, le SI recherche si l’adresse de l’émetteur est connue de DUNE, si oui le mail est tracé comme un contact entrant en provenance de l’entreprise et apparaît dans le tableau de bord
des contacts.
A défaut une alerte apparaît dans EPTICA. Le conseiller après recherche de l’établissement pourra demander le rattachement du contact à l’établissement.

La partie recherche qui est problématique actuellement dans Eptica sera simplifiée : pas besoin de recherche manuelle pour retrouver le contact ; le conseiller passera par les  contacts tracés dans DUNE.

Mails spontanés : ils pourront se faire depuis DUNE, via un lien sur le contact privilégié apparaissant dans la grille de synthèse. Un écran reprendra le nom des correspondants, avec possibilité d’en sélectionner un pour écrire un mail. Une boîte de dialogue s’ouvrira dans EPTICA et permettra de saisir le contenu du mail. Par conséquent, il n’y aura plus fiche à créer dans Eptica pour ces mails sortants à destination des entreprises.
Tous les indicateurs de pilotage Eptica seront disponibles dans DUNE.
Le point d’entrée métier pour la gestion des flux mail sera donc DUNE ; Eptica ne sera utilisé que pour traiter les mails.

Des appropriations renforcées sont prévues ; elles auront lieu au niveau régional sur les lieux habituels des appropriations renforcées. Le service Appui Production réalisera ensuite des démultiplications sous forme d’atelier.

Autres évolutions prévues en 16SI2 (juin 2016) :
Un mail entrant, si notre SI connaît l’adresse de l’émetteur, doit être rangé soit dans le dossier de l’employeur soit dans le dossier du D.E.
Eptica est à terme la solution prévue pour le mail.net Entreprises et D.E (en lieu et place de TSCE).
Information sur ce point : le projet est reporté à 2017.

14 / Point sur l’accord du 19 décembre 2014 suite au jugement de la Cour d’Appel de Paris :

A ce jour l’accord est réputé non écrit.
Le délai pour pourvoi en cassation est fixé au 11 mars 2016.

15 / Mission sur la qualité de l’air dans les sites de Pôle emploi :

Présentation et vote des élus pour désigner un ou plusieurs membres dans le cadre de cette mission.
Vote : pour à l’unanimité
Candidats : Marc Léonardo, Sophie Wosniac
Vote : unanimité.

16 / Point sur les aménagements des sites ouverts fin 2015 et début 2016.

Janvier 2015 : Aubagne, Nice Berlioz, Hyères, La Seyne,
Avril : Cagnes sur Mer,
Mai : Draguignan,
Juillet : Carpentras,
Aout : Nice la Trinité, Saint-Maximin,
Septembre : Sisteron,
Octobre : La Ciotat, Orange,
Novembre : Digne,
Janvier 2016 : Aix Galice, Marseille Valentine.

La Valentine n’est toujours pas hors d’eau pour le 3ème étage.
La Ciotat : Bureau « pilote » est fermé, la visibilité est gênée par   un poteau.
Aix-Galice : Une salle d’atelier n’est pas fonctionnelle compte-tenu d’un poteau qui gêne le déroulement des ateliers.

17 / Points sur les commissions :

Technologia : proposition  

• Information dans intranet,
• Création d’un tableau de suivi,
• Constitution d’un groupe de travail des acteurs de la prévention.

Avis de l’établissement : Pas de publication intranet ni de tableau de suivi. Le service RH à le sien et le suit, le travail avec le CHSCT doit se faire dans la complémentarité.

NPDE : point d’avancement

• Recherche de la complémentarité avec l’établissement,
• Remplacement de Stéphane VINCLAIR par Elisabeth SIMECEK,
• Catherine DAMAGNEZ laisse sa place à Laura SIMIAN.

Syndex : point d’avancement
Bilan en cours de réalisation, les risques développés par Syndex sont avérés.

Violences internes
Constitution de la fiche de signalement et de la procédure.